O Governo de Mato Grosso do Sul iniciou em 2015 o processo de organização da massa documental acumulada do Estado. Ano passado, cerca de 20% das espécies documentais, o que corresponde a 14 milhões de folhas de arquivos, foram eliminados. Neste ano, a meta é reduzir 30%, missão que vem sendo cumprida com êxito pela Superintendência de Gestão Documental, departamento vinculado a secretaria de Administração e Desburocratização (SAD), que só nos primeiros seis meses já eliminou cerca de 13 milhões de espécies documentais.
Com a aplicação dos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD), o Estado eliminou 13.600 caixas, que corresponde a 13 milhões de folhas de arquivo do acervo do extinto Previsul, hoje sob a responsabilidade da Agência Estadual de Previdência Social, a Ageprev. O trabalho de análise e posteriormente eliminação está sendo realizado pelos servidores da Superintendência de Gestão Documental, em conjunto com os órgãos e entidades. Para aplicação da Tabela é feito um levantamento de toda documentação produzida pelo Estado e, em seguida, as comissões definem os prazos de arquivamento ou eliminação desses documentos.
Para a responsável pela Superintendência de Gestão Documental Doralice Martins, é um trabalho minucioso e de extrema importância. “Com aplicação da TTD nos arquivos do Governo do Estado, ganhamos espaço físico, eficiência, rapidez e celeridade no trabalho que oferecemos à população. Todos ganham”, observa a superintendente.
Foram eliminados documentos referentes aos anos de 1980 a 2000, respeitando fundamentos legais e técnicos que estão na responsabilidade do poder público no que se refere à gestão e proteção especial de documentos arquivados. Segundo Doralice, mais da metade da massa documental apresentava avançado estado de deterioração com fungos, resíduos fecais de pombos, úmidos extremamente sujos e contaminados com pesticidas que foram utilizados em outras épocas para combater o ataque de insetos e ratos.
“Todo arquivo da Previdência de Mato Grosso do Sul foi reorganizado e o prédio que abriga hoje apenas documentos mais recentes e em boa conservação. É possível notar o excelente trabalho desempenhado pela equipe da SGD que somou esforços e foi de fundamental importância para o serviço de descarte sem encargos financeiros para o Executivo”, destaca o diretor-presidente da Ageprev, Jorge Martins. A fragmentação da documentação foi feita pela empresa Repram Reciclagem e Preservação Ambiental.
Titular da pasta, o secretário de Administração e Desburocratização, Carlos Alberto de Assis lembra que o Governo de Mato Grosso do Sul sai na frente com o cumprimento da Lei n. 8.159, de oito de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos. “Valorizar a massa documental é valorizar as peças que contam o desenvolvimento econômico e social do nosso Estado. É mais uma ação que reflete o compromisso do nosso Governo de modernizar, sistematizar e tornar transparente os atos de gestão pública”, diz. (Assessoria)
